Formal Letter Kaise Likhe-Class 7 To 12


नमस्कार दोस्तों आपका AnekRoop में स्वागत है। आज हम जानेंगे कि Formal Letter क्या होता है और हम इसे कैसे लिखते हैं ? Formal Letter लिखने का format क्या होता है और हम इसे easy language में कैसे लिखेंगे ?
इस post में हम आपको कुछ examples भी देंगे जिससे कि आपको अच्छे से समझ में आ जायेगा। आप किसी भी class में क्यों ना हो आप इस post के द्वारा किसी भी तरह के formal letter को लिख पाएंगे।




Formal Letter क्या होता है ?

सबसे पहले formal letter को पहचानना जरूरी है कि कौन सा formal letter है और कौन सा नहीं है। Formal Letter नाम से ही पता चल जाता है - औपचारिकता। यानि आपको सिर्फ दिखावे के लिए ,नियम निभाने के लिए पत्र लिखना है।

और नियम निभाने वाला पत्र हम सिर्फ Office में , बैंक में , Editor के पास और ऐसी जगह लिखते हैं जहां पर लोग नियम को मानते हो, या जहां नियम से काम होता हो। तो आप समझ गए होंगे कि formal letter क्या होता है और इसे हम किसके पास लिखते हैं।

formal letter kaise likhe
formal letter kaise likhe
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Formal Letter का Format क्या होता है ?
  1. Sender's Address
  2. Date
  3. Reciever's Post & Address
  4. Salutation
  5. Subject
  6. Message Body
  7. Complimentary
  8. Closing





आप ऊपर दिए गए image से समझ सकते हैं कि formal letter का format कैसा होता है। इसे और अच्छे से समझने के लिए मैंने numbering करके नीचे बताया है कि step wise आप कैसे इसको लिखेंगे और इनके क्या-क्या नियम होते हैं।

Step:1

Sender 's address यानि letter भेजने वाले का पता। आप letter भेज रहे हैं या दे रहे हैं तो आप अपना address यहां लिखेंगे। आसान भाषा में यहां पर सभी को अपना address लिखना होता है।
जैसे -
Officer Colony
Dhanbad, Jharkhand

Step:2

यहां पर date यानि तारीख देनी होती है। जिसमे number और alphabets को मिला करके लिखते हैं।
जैसे -
11th March 2020

यहां पर आप देख रहे होंगे कि 11 /03 /2020 इस format में नहीं लिखा है क्योंकि यह सिर्फ नंबर में है। तो ध्यान रखे कि नंबर को नंबर में ही लिखना है और alphabets को उसी में ही लिखना है।

Step:3

जिसे आप letter लिख रहे हैं उसका अवधि यानि वह जिस पद पर काम कर रहा हो तो वो सबसे पहले लिखना है। जैसे The Manager ,The Bank Manager , The Inspector ,The Principal

अब उसका पता लिखना है , जहां पर आप letter दे रहे हैं।
जैसे -

Gyan Ganga Book Store
Loyabad, Jharkhand

The Inspector
Police Station, Bokaro

इसतरह हम इसे कहते हैं letter प्राप्तकर्ता का पता।

Step:4

इसे हम Salutation कहते हैं। और यह लोगों के अनुसार लिखा जाता है।
जैसे - पुरुष के लिए Sir/ Dear Sir,स्त्री के लिए Madam/Dear Madam . सम्मान जनक लोगों के लिए (जैसे Principal ,Chief Minister ) को Respected Sir /Respected Madam लिखते हैं।

नए नियम के अनुसार  Salutation को Subject के पहले देना है , यदि आप Salutation को Sub के बाद देते हैं तो भी इसके लिए कोई नंबर नहीं काटे जायेंगे। तो ये मैं आप के ऊपर छोड़ता हूँ कि आपको Salutation कहाँ देना पसंद है।

Step:5

यह letter का सबसे मुख्य हिस्सा है जिसे हम Subject कहते हैं और इसे short करके Sub लिखा जाता है। जिसका मतलब होता है कि आप letter किस विषय पर लिख रहे हैं।

यहां पर आपको एकदम सटीक शब्दों का इस्तेमाल करना होता है जिसे पढ़ते ही पता चल जाये कि पूरा letter किसके ऊपर है।
जैसे -

Sub: Enquiry-Availability of Game Of Throne Series, Request for leave, Complain regarding low electricity


Step:6

अब आता है letter का main part . यहां पर आपको message लिखना है। अपने letter के बारे में विस्तार से बताना है। Exams में 150-300 words तक लिखने को कहा जा सकता है। तो आप इसे अपने अनुसार लिखे।

इसका शुरुवात आप इस तरह करें:-

With due respect, I want to say that...
Most humbly and respectfully that
I want to say that

आप चाहें तो ये सब formality लिखे बिना ही अपने letter की शुरुवात कर सकते हैं।
जैसे :-

The new book in the Game Of Throne series has just been launched,
I am a student of class 8th of your school,
I am holding a savings bank account with your branch,

फिर letter जिसके बारे में वो लिखे ,यदि complain के बारे में है , request के बारे में हैं -तो सिर्फ उसी के बारे में लिखे। Letter को कभी भी article की तरह नहीं लिखे यानि पूरी कहानी बताने की जरूरत नहीं है सिर्फ subject के अनुसार ही पूरी message होनी चाहिए।

Letter को कभी भी 3 paragraph से ज्यादा ना लिखे। जिसमे Introduction ,Subject ,Conclusion यानि परिचय ,विषय ,निष्कर्ष होनी चाहिए। अधिक theory की तरह लिखने से letter की वजूद ख़त्म हो जाती है। क्योंकि letter का इस्तेमाल एक के संदेश को दूसरे तक पहुँचाने के लिए होता है।


Step:7

अब आपको letter प्राप्त करने वाले को धन्यवाद करना है जिसके लिए हम  "Thanking You" लिखते है, यह आप लिख भी सकते हैं और नहीं भी . आमज़िन्दगी में जब हम Formal Letter लिखते हैं तब इसका इस्तेमाल नहीं करते हैं . ये सिर्फ exams में ही इस्तेमाल होते हैं .

Step:8

फिर आपको letter प्राप्त करता को सराहना  देते हुवे Yours truly, sincerely जैसे शब्दों का इस्तेमाल करना है .

जैसे -
Yours Sincerely/Yours truly /Your Obedient Student /Yours faithfully /Your well-wisher

(सराहना ) देते समय आप ध्यान रखे कि जब आप School /College के लिए letter दे रहे हैं तो Your Obedient Student /Yours faithfully का इस्तेमाल करें और यदि किसी office में दे रहे हैं तो Yours truly , Yours Sincerely का इस्तेमाल करें।

अब आ जाता है letter का last part। जिसमे letter भेजने वाले को अपना नाम और पद लिखना होता है .

जैसे -
Shivam
Secretary, Library Club

तो ये थे मुख्य 8 steps जिसे आप follow करके किसी भी तरह के Formal Letter को लिख सकते हैं। मैंने नीचे कुछ examples दिए हुवे हैं जिसे देखकर आप अच्छे से समझ जायेंगे और आपको idea हो जायेगा कि कैसे आपको अपना formal letter लिखना है।


Q.1 You are Shivam of class 10th, Secretary of Library Club, Officer Colony, Dhanbad. The new book in the Game of throne series has come out. Write a letter to the Manager, Gyan Ganga Book Store, Loyabad, Dhanbad, inquiring about the availability of the complete Game of throne series for your college library.

Officer Colony
Dhanbad, Jharkhand

11th March 2020

The Manager
Gyan Ganga Book Store
Loyabad, Dhanbad

Sir,

Sub: Enquiry-Availability of Game of Throne Series

The new book in the Game of Throne series has just been launched. I want to know if the complete Game of throne series consisting of 5 books is available at your prestigious store. We would like to purchase 4 sets of these books for our college library.

Kindly let us have your price list together with your trade terms. Kindly also let us know of your special terms if any.
Moreover, you can call me anytime. My mobile number is:-
9971*******

Thanking you
Yours sincerely
Shivam
Secretary, Library Club

आप इस Letter का फॉटो भी प्राप्त कर सकते है .

formal letter example
formal letter example
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Q.2. Write an application to your Principal requesting him to exempt you from taking the unit test as you are suffering from fever. You are Meena Singh of Class 11th of D.A.V Public School, Vijay Vihar, Delhi.

2nd January 2020
The Principal
D.A.V Public School
Vijay Vihar, Delhi

Respected Sir,

Sub: Request for medical leave

Most humbly and respectfully that I am a student of class 11th of your school. Since January 3, 2020, I have been suffering from fever. The doctor has advised me 1 weeks' bed rest. As per the school date sheet, the unit test exams will start from 5 January 2020. In such a condition I would not be able to take the exams. I shall be grateful if you kindly exempt me from taking the examinations.

The medical certificate issued by the doctor is enclosed herewith. Kindly grant me leave for 8 days from 3/01/2020 to 10/01/2020. I shall be highly thankful to you.

Yours obediently.
Meena Singh
Class X1

आप इस Letter का फॉटो भी प्राप्त कर सकते है .

formal letter to principal for leave due to fever
formal letter to principal for leave due to fever
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Note:- Principal को leave application लिखना ये भी एक formal letter ही है क्योंकि Principal भी official काम करते हैं । ऐसा question set  किया जाता है जिससे ही बच्चे confuse हो जाये। तो आप इस बात का ध्यान रखे। आप इसमें ऊपर sender address दे भी सकते हैं और नहीं भी , जब letter to Principal हो तब ऊपर sender 's  address नहीं भी दे सकते हैं लेकिन बाकि के letters में sender 's  address देना जरूरी है।

तो दोस्तों ये थी जानकारी Formal Letter लिखने की , मुझे उम्मीद है कि आपको ये जानकारी जरूर मदद करेगी, यदि आपका कोई सवाल या कोई सुझाव है तो हमें Comment करके जरूर बताये।


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अपना महत्वपूर्ण समय देकर इस Post को पढ़ने के लिए आपका बोहोत-बोहोत धन्यवाद।


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